Diversas empresas podem trabalhar com frotas para complementar seus negócios, sejam elas próprias ou alugadas. Para qualquer caso, o sistema de gestão de frotas vem como um complemento para trazer mais economia e segurança à empresa.

Existem hoje sistemas e tecnologias voltadas a diferentes etapas de uma operação logística, alguns voltados à gestão de manutenção, outros para combustível, pneus, controle de custos e orçamentos, e assim por diante.

Porém, o sistema de gestão de frotas tenta centralizar e trazer em si cada uma dessas etapas. Fica a dúvida, em muitos casos, se ele é realmente eficiente, necessário e importante para a frota.

Para deixar essas dúvidas de lado, você precisa entender melhor como ele funciona e o impacto gerado. Confira a seguir.

Como funciona um sistema de gestão de frotas na prática?

As principais funcionalidades do sistema de gestão de frotas, que indicam a necessidade dele na empresa, são:

Controle financeiro

As finanças da frota, principalmente o combustível, que possui custos muito altos, precisam ser controladas de alguma maneira. Dependendo da quantidade de veículos, fica complicado registrar e acompanhar tudo por meio de planilhas — que é um dos meios mais comuns e acessíveis de gestão.

Os desenvolvedores desse tipo de software já consideram isso e, geralmente, as visualizações e usabilidade do sistema são otimizadas para que as finanças e orçamentos fiquem fáceis de entender e atualizar.

Gestão de documentos

No mesmo sentido, um dos maiores obstáculos na gestão de frotas é a gestão  de documentos. 

Para frotas que ainda utilizam papel, saber como arquivá-los e ter espaço para isso é um problema, assim como evitar a perda de papéis importantes. Para quem já está em um controle digital, a segurança da informação e LGPD podem ser questões problemáticas também.

Então, o sistema de gestão de frotas vem como um meio de resolver isso, pois ele já é construído pensando nas questões legais de LGPD, além de que papéis não serão mais necessários.

Controle de multas

A gestão de multas de uma frota é essencial. Sem um controle próximo, os custos podem ser excessivos, porque o gestor não está tomando as ações necessárias para educar seus motoristas ou para entender as causas e gravidade das infrações.

Ter essa visualização no sistema é útil não apenas para a parte financeira da empresa, mas para a estratégica e organizacional também.

A partir de dados como a causa da multa, o valor desta e o responsável, assim como da quantidade de ocorrências por veículo, é possível tomar medidas preventivas, principalmente em relação à conscientização das leis que devem ser seguidas nas estradas.

Manutenção

O módulo de gestão de manutenção do sistema de gestão de frotas não costuma ser tão completo quanto um sistema desenvolvido especificamente para esse propósito. Ainda assim, a maioria dos softwares consegue entregar um básico para a sua organização e controle de problemas e gastos dos veículos.

As funções do módulo variam de um sistema a outro, mas algumas possibilidades do que pode conter incluem: a visualização de quantidade de manutenções realizadas, checklist para inspeção dos veículos, orçamentos e controle de peças em estoque.

Gestão de pneus

A mesma coisa se aplica na gestão de pneus oferecida por esses sistemas mais “generalizados”. Ou seja, ela é superficial e oferece poucas funcionalidades para realmente realizar uma gestão dos pneus.

Ao invés de disponibilizar controles como o da pressão dos pneus e desgaste deles, que são informações cruciais para a análise de desempenho e economia dos pneus, você consegue apenas controlar o inventário da frota e movimentar os pneus em uso ou descartados.

Rastreamento e roteirização

Enquanto o rastreamento pode ser algo simples de realizar, mesmo com uma tecnologia que não seja totalmente voltada para isso, a roteirização não é algo tão prático. 

O sistema de gestão de frotas pode auxiliar nisto, mas, dificilmente, cumprirá com o esperado de uma tecnologia própria para tal.

Apesar disso, para quem ainda não tem nenhum tipo de controle nessa área, é um excelente primeiro passo.

Geração de análises e relatórios

Ainda que, em algumas funcionalidades, os dados não sejam tão completos quanto sistemas mais robustos para cada etapa, os relatórios gerados em um sistema para frotas se mostram bastante completos.

Nele, é possível visualizar dados centralizados de toda a operação, incluindo todos os veículos e motoristas. Dessa forma, as análises de ações tomadas, conclusões e planejamento de novas ações se torna mais eficiente e efetivo.

Qual é o impacto de um sistema de gestão de frotas?

Como é uma ferramenta que visa melhorar o funcionamento operacional da empresa, seja uma transportadora, distribuidora ou construtora, por exemplo, ela traz alguns benefícios bem abrangentes:

• Economia: com a maior visibilidade e centralização de informações, é possível encontrar as melhores oportunidades para reduzir custos.
• Segurança para os condutores: com o módulo de manutenção, os veículos recebem mais atenção e podem ser impedidos de realizar deslocamentos caso tenha algum item essencial para ser consertado.
• Segurança para tomar decisões: a emissão de relatórios e análise dos mesmos permite que o gestor tenha maior conhecimento de como os processos se dão na frota e o que pode melhorá-los, tomando decisões com mais rapidez e certeza dos resultados.

O sistema de gestão de frotas é necessário?

Ele é uma excelente ferramenta, sem dúvidas. Também podendo ser considerado um ERP, o sistema de gestão de frotas deve trazer informações significativas ao seu negócio, portanto você deve considerar sempre tê-lo à disposição.

Primordialmente:

Tenha um modelo de sistema que possibilite integrações com outros sistemas, para ser alimentado com diferentes dados e proporcionando dados ainda mais completos e precisos.

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